Quand la réservation en ligne va un peu trop vite

Vos clients adorent réserver en ligne : ils choisissent leur créneau à toute heure, sans attendre au téléphone. Mais certaines réservations n'auraient jamais dû être acceptées telles quelles : un justificatif manquant, une pièce jointe incomplète, une prestation qui ne correspond pas au besoin, un dossier qui n'est pas prêt…

Et c'est souvent le jour même que l'on s'en aperçoit. Le rendez-vous n'aboutit pas, le client repart déçu, et le créneau est perdu pour tout le monde.

Le principe : chaque réservation devient une demande

Une fois l'option activée, un rendez-vous pris sur Internet n'est plus confirmé automatiquement. Il arrive dans votre agenda sous forme de demande de rendez-vous, et le message de confirmation n'est envoyé au client qu'après la validation de votre équipe : administrateur de l'agenda, secrétaire ou praticien.

C'est vous qui décidez, selon vos propres critères : pièces jointes transmises, historique du client, adéquation entre la prestation choisie et sa demande, conditions d'accès propres à votre activité.

Côté client : une expérience toujours aussi simple

Le client réserve exactement comme d'habitude. À la dernière étape, un message clair l'informe que sa demande sera traitée par votre service et qu'il recevra un mail de confirmation dans les plus brefs délais.

Pas de fausse promesse : il sait que sa demande est bien enregistrée et en cours d'examen.

Côté équipe : impossible de rater une demande

Valider des demandes, c'est bien. Ne jamais en oublier une, c'est mieux. My Simply Agenda vous donne trois repères visuels :

Un trait rouge sur la vignette

Sur le planning, le rendez-vous en attente apparaît à sa place, avec un trait rouge sur sa vignette. Au premier coup d'œil, vous savez qu'il attend une décision.

Une cloche qui clignote

Dans le rail de gauche du planning, la cloche clignote dès qu'une nouvelle demande arrive. Impossible de passer à côté, même en pleine journée chargée.

Le panneau « Rendez-vous Web non confirmés »

Un clic sur la cloche affiche toutes les demandes en attente : prestation, client, date, heure et agenda concerné. Vous pouvez confirmer ou rejeter directement depuis ce panneau, ou ouvrir la fiche du rendez-vous pour examiner la demande en détail.

Examiner la demande, puis décider en un clic

Dans la fiche du rendez-vous, un bandeau signale que la demande a été saisie depuis Internet et attend votre validation. Tout est sous vos yeux : coordonnées du client, prestation et créneau demandés, historique de ses rendez-vous passés et à venir, et les pièces jointes transmises, consultables en un clic.

• Tout est conforme ? Un clic sur Confirmer : le rendez-vous est validé et le client reçoit automatiquement sa confirmation.
• Il manque un document, ou la demande ne correspond pas ? Un clic sur Refuser : le client reçoit automatiquement un message d'annulation, et peut refaire une demande complète. Le créneau, lui, est libéré.

Les messages partent par email et/ou SMS, selon vos réglages Mails et SMS et les options de chaque fiche client. Aucun appel, aucune relance manuelle.

Un exemple concret

Marie réserve une consultation et joint son ordonnance. Votre secrétaire ouvre la pièce jointe, tout est en ordre : un clic sur Confirmer, Marie reçoit sa confirmation dans la foulée. Quelques minutes plus tard, Paul réserve un bilan, mais son attestation est incomplète : un clic sur Refuser, Paul est prévenu qu'il doit compléter son dossier, et le créneau est aussitôt remis à disposition des autres clients.

Et pour les rendez-vous groupés ?

La validation fonctionne aussi sur vos créneaux collectifs : ateliers, séances de groupe, réunions d'information… Elle se fait participant par participant. Chaque inscription en ligne apparaît avec un badge « Réservé en ligne » et son propre bandeau Refuser / Accepter, à côté des participants déjà confirmés. Vous consultez sa pièce jointe, vous décidez, et le participant est prévenu automatiquement.

Vous maîtrisez ainsi la composition exacte de chaque groupe, sans participant hors profil.

Des critères adaptés à chaque métier

• Santé : vérifier l'ordonnance ou le courrier d'adressage avant d'accepter un premier rendez-vous spécialisé.
• Juridique : s'assurer que les pièces essentielles du dossier sont jointes, et que la demande relève bien des compétences du cabinet.
• Formation et ateliers : contrôler les prérequis ou le financement, et orienter le stagiaire vers la bonne session s'il s'est trompé de niveau.
• Administrations et services publics : valider l'éligibilité du demandeur avant de lui attribuer un créneau.
• Bien-être et accompagnement : prendre connaissance d'un questionnaire préalable avant une première séance.

Ce que vous y gagnez

• Vous validez chaque rendez-vous avant qu'il n'entre dans votre agenda.
• Fini les rendez-vous non conformes : les pièces jointes sont vérifiées avant d'accepter.
• Vos clients sont informés automatiquement, qu'ils soient acceptés ou non.
• Aucune place perdue : un créneau refusé est aussitôt libéré.
• Aucune demande oubliée, grâce au trait rouge et à la cloche.

Comment l'activer ?

Rendez-vous dans le menu Paramètres, onglet Paramètres généraux, puis activez l'option « Confirmation des Rendez-vous internet ». Un clic sur l'interrupteur, et c'est actif.

L'option se désactive à tout moment si vous préférez revenir à la réservation directe. Petit conseil : profitez-en pour relire vos modèles de confirmation et d'annulation dans Mails et SMS, afin qu'ils reflètent parfaitement le ton de votre établissement.

Questions fréquentes

Que devient le créneau pendant que la demande attend ?

La demande apparaît sur votre planning dès sa réception, à la place du créneau choisi, repérable à son trait rouge. En cas de refus, le créneau est libéré.

Faut-il ouvrir chaque fiche pour valider ?

Non. Pour les demandes simples, vous confirmez ou rejetez directement depuis le panneau de la cloche. La fiche complète reste disponible quand une vérification s'impose.

Le client est-il prévenu dans tous les cas ?

Oui. Il est informé à la réservation que sa demande sera traitée, puis reçoit automatiquement une confirmation ou un message d'annulation selon votre décision.

Vous gardez la main, vos clients gardent la simplicité. Envie de découvrir la confirmation des rendez-vous internet ? Rendez-vous sur mysimplyagenda.com : notre équipe vous accompagne dans sa mise en place.